En octubre de 2022 entró en vigor la Ley Crea y Crece, cuyo objetivo principal es combatir la morosidad y mejorar los plazos de pago entre empresas y profesionales, garantizando una mayor trazabilidad y control de estos pagos.
Esta ley establece para todos los agentes económicos de España el uso en sus transacciones de la factura electrónica. La factura electrónica es un justificante de entrega de un producto o realización de un servicio que se expide o recibe en formato electrónico. Al contrario que con las facturas tradicionales en papel, la expedición de una factura electrónica está sujeta al consentimiento de su destinatario.
A partir de 2026 y 2027, este procedimiento de factura electrónica será de obligado cumplimiento, una vez se publique el reglamento definitivo, que establece el plazo de un año de adaptación a esta nueva exigencia para empresas que facturan más de 8 millones de euros y dos años para las demás sociedades.
La normativa estableció un plazo máximo de seis meses desde la publicación en el BOE en Octubre del 2022 para la aprobación del desarrollo reglamentario definitivo que activaría estos plazos. El desarrollo de la ley sigue actualmente en proceso y se espera que se apruebe definitivamente en este 2024. Aún así, con el conocimiento de los plazos por parte de las empresas, el tiempo de adaptación ya ha comenzado.
La factura electrónica en España.
En España, ya existe desde el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, una normativa que regula las facturas en España. Y desde el año 2014, una directiva europea que implanta la facturación electrónica para el envío a clientes pertenecientes al sector público. Esta normativa llevó a que a partir de abril de 2019 todas las administraciones públicas ya están obligadas a emitir y recibir todas las facturas electrónicamente.
Con estás normativas se crearon sistemas de facturación electrónica para la gestión de las facturas:
FACE para el envío de facturas electrónicas al sector público.
FACEB2B para el envío de facturas entre empresas.
TicketBAI para el envío de facturas y tickets a las Haciendas Forales.
Con el programa de fondos europeos Next Generation, el programa Kit Digital subvenciona proyectos de digitalización de las pymes españolas. Disponen de ayudas directas en soluciones como la Factura Electrónica. Con las normativas que ya establecen la obligatoriedad para el uso de la factura electrónica en el sector público, en España creció en el año 2022 más de un 30% la emisión de facturas de forma electrónica.
Obligaciones de la nueva normativa.
Todas las empresas, desde empresarios a profesionales deberán emitir y recibir sus facturas en formato electrónico en todas sus relaciones comerciales. Además, tanto los emisores como los receptores están obligados a proporcionar información sobre los estados de las facturas. La ley no extiende la obligación a consumidores y clientes finales que quedarán fuera de esta obligación.
Hay dos formatos de factura electrónica que se pueden emitir, la factura no estructurada, que es una imagen digital (PDF, TIFF, JPG, como un simple escaneo) y la factura estructurada que utiliza el formato estándar XML para estructurar todos los datos de la factura. La normativa establece el uso exclusivo de los documentos estructurados al no considerar factura electrónica aquellas que sean PDF, imágenes o escaneos.
La ley establece unos plazos de adaptación con un periodo transitorio, que será de dos años para las empresas de menor tamaño, aquellas que facturan menos de 8 millones; y de un año, para las grandes empresas, aquellas que tienen mayor músculo financiero.
Beneficios de la factura electrónica.
El uso de las facturas electrónicas contra la emisión en papel establece los siguientes beneficios:
Eficiencia y rapidez: La factura electrónica permite un proceso de emisión, envío y recepción mucho más ágil en comparación con las facturas tradicionales en papel. Esto reduce el tiempo de gestión y permite una mayor rapidez en los pagos y cobros.
Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de papel, impresión, envío y almacenamiento físico, las empresas pueden lograr importantes ahorros en costos operativos.
Menor margen de error: La automatización en la generación de facturas electrónicas reduce los errores humanos en la introducción de datos, lo que contribuye a la precisión y confiabilidad de la información.
Seguridad: Las facturas electrónicas deben contar con medidas de seguridad avanzadas, como la firma electrónica y la encriptación, que protegen la integridad, autenticidad y confidencialidad de los datos.
Acceso y consulta fácil: Las facturas electrónicas pueden almacenarse en la nube o en sistemas digitales, lo que facilita su acceso y consulta en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a internet.
Mejora en la gestión financiera: La digitalización de las facturas permite una mejor organización y seguimiento de las obligaciones financieras, facilitando la planificación y el control de la tesorería.
Una oportunidad para la digitalización de las empresas.
La obligación de implantar el sistema de factura electrónica es una oportunidad para las pymes que no deben verlo solo como una obligación sino como la ocasión para implantar un sistema completo de gestión documental que complementa a la factura electrónica, evitando la realización de tareas manuales.
Un claro ejemplo es la subida manual de facturas a los sistemas contables, un proceso que consume tiempo y recursos. Al adoptar la factura electrónica, las empresas pueden automatizar este proceso mediante la integración de sistemas de gestión empresarial que, además de cumplir con los requisitos legales, optimiza la eficiencia operativa y de procesos y reduce errores.
Esta transformación digital no solo se limita a la simplificación de procesos, sino que abre la puerta a una mayor agilidad y transparencia en la gestión empresarial. La implantación de la factura electrónica implica la adopción de nuevas tecnologías que pueden beneficiar a las empresas en múltiples niveles. Por ejemplo, el uso de la firma electrónica no solo agiliza la autorización de documentos, sino que también garantiza la autenticidad y la integridad de los datos. Además, al eliminar el papel y trasladar los procesos a entornos digitales, se reducen los costos asociados con el almacenamiento y la gestión física de documentos, al tiempo que se contribuye positivamente al cuidado del medio ambiente.
Además, la digitalización impulsada por la factura electrónica fomenta la modernización y competitividad de las empresas en un entorno económico cada vez más globalizado. Al adoptar herramientas digitales para la gestión documental, las pymes no solo cumplen con la normativa regulatoria, sino que también se preparan para futuras exigencias del mercado. Esto les permite adaptarse rápidamente a cambios tecnológicos y mejorar su capacidad para ofrecer servicios eficientes y competitivos.
La implantación obligatoria de la factura electrónica en España no solo representa una exigencia legal para las empresas, sino una verdadera oportunidad para avanzar en su proceso de digitalización y modernización. Al adoptar este sistema, las pymes pueden implementar eficientemente soluciones integrales de gestión documental que no solo simplifiquen el cumplimiento normativo, sino que también optimicen sus procesos internos y mejoren su competitividad en el mercado. La factura electrónica no es solo una medida de cumplimiento, sino una puerta de entrada a la innovación tecnológica que puede llevar a las empresas a un nivel superior de eficiencia operativa y capacidad de adaptación en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y dinámico.
