En plena era digital es imprescindible que tu compañía disponga de una buena estrategia de gestión documental. El sistema que adoptes debe almacenar de forma organizada y eficiente toda la información que genera tu empresa, y debe ser cercano y sencillo para que todos los miembros de la organización puedan acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo. El sistema de gestión documental que te proponemos en Bigo Solutions mejorará la productividad de tu empresa incrementando sus beneficios en numerosos sentidos. En este artículo te contamos todos los detalles y aspectos positivos de su implementación.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
DMS, Document Management System, es como se conoce en el ámbito digital a los sistemas de gestión documental y se refiere al método utilizado para almacenar, administrar y organizar documentos en una empresa. Nuestro sistema gestiona toda la documentación de manera centralizada desde un único archivo y crea un repositorio de información donde encontrar cualquier documento es muy sencillo, mediante la asignación de etiquetas que organizan el contenido de los documentos y permiten una fácil identificación, almacenamiento y organización.
Con nuestro sistema de gestión documental tendrás toda tu documentación almacenada de manera accesible y segura lo que permitirá que tu empresa mejore sus flujos de trabajo. Podrás acceder directamente al archivo de documentos desde el equipo de impresión o conectar la documentación directamente con tu ERP.
Este sistema permite organizar todo tipo de información y acelerar el ritmo de trabajo. Además, es mucho más sencillo conservar documentos a lo largo del tiempo e incluso recuperar información en caso de que se produzca algún error interno.
Beneficios de la gestión documental
Además de lo comentado previamente, los sistemas de gestión documental ofrecen muchas más ventajas para una compañía. En la actualidad, se generan cantidades ingentes de información y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Entre los beneficios de implementar un software de gestión documental en tu empresa se encuentran:
- Un lugar único. Todos los empleados podrán acceder a la información de forma online. Podrás decidir lo que compartes con cada uno e incluso se podrán editar documentos de forma compartida. También podrás dar acceso puntual a ciertos informes a personas externas a la compañía, sin la necesidad de enviar emails con cientos de anexos.
- Mayor seguridad y capacidad de almacenamiento. Un DMS te permite realizar copias digitales para que todos los documentos de la organización puedan estar a buen recaudo, eliminando los ficheros físicos. Además, podrás almacenar todos los documentos que necesites y realizar varias copias, pudiendo recuperar ficheros en caso de errores internos.
- Flujo de trabajo eficiente. Estos sistemas utilizan un software avanzado que permite automatizar muchos procesos repetitivos y realizar un seguimiento de tareas inacabadas. Otro punto positivo es que los DMS tienen la opción de acceder a las diferentes versiones de un documento, por si fuese necesario recuperar alguna información.
Existen en el mercado diferentes sistemas de gestión documental. Antes de lanzarte debes tener en cuenta varios factores como su coste, la capacidad de almacenaje que te ofrecen, la compatibilidad o el soporte técnico. En Bigo Solutions podemos ayudarte a implementar el sistema que más se ajusta a tus necesidades para que puedas aumentar la productividad de tu empresa a golpe de clic. ¡Comienza hoy a digitalizar la gestión de documentos y verás sus ventajas antes de lo que te esperas!
