¿Trabajas en una asesoría? ¿Estás cansado de ver montañas de papeles acumulados o gastas días completos de trabajo “picando” facturas?
Las soluciones de contabilidad automática de facturas gestionan el proceso completo de tratamiento de los documentos recibidos desde su envío y recepción hasta su proceso de contabilización y posterior archivado.
A continuación, se muestra cómo organizar todo el proceso de contabilización y gestión de la documentación de manera automatizada. Aprende cómo implantando estas soluciones se consigue un ahorro de costes y aumento de la productividad. Vamos allá. ¡Comenzamos!
¿Qué es la contabilidad automática de facturas?
Son soluciones que permiten gestionar los asientos contables de manera automática. Se extrae la información contable de las facturas de proveedores sin necesidad de crear ninguna plantilla ni requerir ningún aprendizaje previo. Una vez extraídos los datos de la documentación se enlazan con el programa de gestión o contabilización que exista.
Algunas de las características comunes de las soluciones de contabilidad automática de facturas son:
- Módulo OCR de reconocimiento óptico de caracteres.
- Captación de imágenes en formato digital.
- Generación de los asientos contables.
- Integración con programas de gestión.
- Control de facturas y gastos.
- Homologación con la Agencia Tributaria.
- Archivo digital de la documentación.
- Búsquedas por contenido.
- Organización efectiva de la información.
Herramientas de contabilidad automática de facturas en el sector de las asesorías.
Actualmente existe en el mercado un amplio catálogo de herramientas de contabilidad automática de facturas. El momento de transformación y adaptación que viven las compañías con la llegada de tecnologías que ayudan a mejorar los procesos productivos y satisfacer las necesidades propias de cada compañía ha abierto un nuevo mercado de herramientas pensadas para el mundo empresarial.
Con la aparición de estas nuevas herramientas aparece en el sector de las asesorías una nueva forma de trabajar y gestionar las relaciones con los clientes. Las asesorías ya no tienen que dedicar tiempo al escaneo, revisión, registro y control de la documentación que reciben. Se reduce el tiempo que se dedica a la documentación y los empleados pueden trabajar en tareas que de verdad aporten valor.
Un ejemplo de herramienta de contabilidad automática de facturas es DifsAutoform. A continuación, os mostramos las principales funcionalidades de DifsAutoform y los beneficios de implantarla en la gestión diaria.
¿Qué es DisfAutoform?
DifsAutoform es una herramienta de contabilidad automática de facturas ideal para gestorías, asesorías, despachos y servicios de consultoría. DifsAutoForm extrae de forma automática la información contable de las facturas de proveedores sin necesidad de crear ninguna plantilla, ni tener ningún aprendizaje previo. Con DifsAutoForm comienza a gestionar de manera automatizada toda la documentación que recibes de tus clientes.
Con la “nueva normalidad” provocada por la pandemia actual del coronavirus las asesorías se han adaptado a un cambio en la forma de recibir la documentación por parte de los clientes. Antes se entregaban las facturas en papel y ahora se reciben ya digitalizadas. El trabajo de las asesorías es gestionar toda esa documentación desde el momento que se recibe hasta su archivo final.
Con DifsAutoform sólo deberán validar los datos reconocidos por la herramienta y esperar a que estos datos se introduzcan en el programa de gestión para proceder a su contabilidad.
Pasos del proceso de contabilidad automática de facturas con Disfautoform
- DIGITALIZAR: el usuario deberá digitalizar las facturas recibidas de varios clientes o añadirlas en caso de ser recibidas ya digitalizadas. El programa reconocerá automáticamente los datos.
- COMPROBAR: de las facturas digitalizadas el usuario solo deberá validad los datos que muestra el programa. Una vez digitalizadas y guardadas ya puede comenzar a contabilizar.
- CONTABILIZAR: la herramienta comprobará la existencia de errores y generará los asientos contables para enviar al programa de gestión.
- ARCHIVAR: la plataforma automatiza el proceso de archivo de las facturas y facilita la búsqueda inteligente por contenido.
DifsAutoForm incorpora una tecnología que le permite aumentar su grado de eficacia progresivamente, ya que el sistema “aprende” con el uso y cada vez se convierte en una herramienta más efectiva.
¿Cuáles son los beneficios de implantar una herramienta de contabilidad automática de facturas en una asesoría?
Como ya hemos comentado, el principal beneficio de implantar una herramienta de contabilidad automática de facturas en una asesoría es lograr que los empleados aporten valor y empleen su tiempo en tareas donde aprovechar al máximo su conocimiento y formación. Además, mejorarás el servicio que das a tus clientes gracias a una mejora de las comunicaciones tanto internas como externas directamente con los clientes.
Los beneficios proporcionados son:
- Reduce los tiempos de trabajo: se sustituye el trabajo manual durante el registro de los datos por un proceso automático reduciendo considerablemente los tiempos empleados en el proceso.
- Mejora la productividad de los empleados: el ahorro de horas mensuales permite emplear el tiempo en tareas más importantes.
- Mejora su eficacia: la herramienta está 100% integrado con tu programa de gestión, por lo que se agiliza el proceso contable y los plazos de entrega a clientes.
- Reduce el espacio necesario para el archivo: con la digitalización de los documentos reduzca los costes derivados de la custodia del papel físico.
- Reduce errores en la contabilidad: al eliminar el proceso manual se reducirán las equivocaciones lógicas en la introducción de datos.
- Aumenta la seguridad: mejora la protección frente a accesos no autorizado o accidentes con los datos. Además, controla el acceso por privilegios.
Conclusión
Las herramientas de contabilidad automática de facturas surgen dentro del proceso de cambio que viven el sector empresarial, ante la demanda de soluciones que ayuden a eliminar procesos poco productivos y poner el foco en trabajo de valor. Y más especialmente, en el sector de las asesorías que vive unos tiempos de cargas de trabajo excesivas por las nuevas necesidades de las compañías.
Espero que te haya servido la información para dar el paso hacia una digitalización exitosa de tu asesoría. Si estás interesado en conocer más información sobre herramientas de contabilidad automática puedes ver nuestro Webinar o contactar con Bigo Solutions en el siguiente formulario. ¡Comienza a automatizar la contabilidad y gestión de los documentos!
