Podría parecer obvio hablar de la digitalización de facturas, sin embargo, no lo es. Son muchas las empresas que aún no han entrado de lleno en el proceso de transformación digital, a pesar de sus grandes ventajas.
1. El reto de la digitalización de facturas para las más pequeñas
La digitalización de empresas en general, y de facturas en particular, es sinónimo de eficiencia y productividad. No solo eso. Lo es de ahorro de costes, de escalabilidad y de un menor número de incidencias, por citar solo algunas bondades. Aún con todo, existe un elevado porcentaje de empresas que no han abrazado el cambio. La mayoría son pymes o autónomos rezagados en lo que se denomina transformación digital.
Afortunadamente, cada vez son más las ayudas, técnicas y económicas, articuladas para propiciar el cambio en este tipo de entidades. Algunas vienen planteadas por la Administración, otras, por agentes privados.
Y es que, sea como sea, las ventajas de la digitalización de facturas y de la digitalización empresarial hacen necesaria esta apuesta, sin más demoras.
Las pymes, al igual que las grandes, han de competir a nivel global y atender las necesidades de proveedores y clientes en un marco 4.0. Todo esto convierte la digitalización en una apuesta imprescindible.
En un país en el que más del 90 % del tejido empresarial lo conforman pequeñas y medianas empresas, la digitalización de facturas ha de ser un reto a superar sin dilaciones.
2. Digitalización de facturas: un paso ineludible hacia la rentabilidad
Podríamos decir que la digitalización de facturas ya no es una opción, sobre todo si hablamos de la digitalización de facturas de proveedores.
Y no solo porque lo marquen los tiempos, sino porque supone un enorme beneficio empresarial.
Automatizar este proceso supone un importantísimo ahorro de tiempo para el departamento encargado de su gestión. También significa reducir al máximo el margen de error. Y lo más importante, aunque no perceptible a simple vista, libera de una tarea normalmente ardua y farragosa a los profesionales responsables de esta tarea.
¿Por qué decimos que es lo más importante? Porque un trabajador que ya no tiene que invertir horas y horas gracias a la digitalización de facturas de proveedores, puede hacerlo en tareas mucho más decisivas para el futuro de la empresa: planes de mejora, gestión de ayudas, búsqueda de financiación o de nuevos talentos, análisis de datos, etc.
Por lo tanto la digitalización de facturas es un paso ineludible si queremos mantener la competitividad empresarial. En otras palabras: si queremos garantizar el futuro de la actividad.
3. Agilidad y rapidez en la digitalización de facturas
Digitalizar las facturas de una empresa no es otra cosa que poner este proceso a la altura de las circunstancias.
Es decir, si empleas la mensajería instantánea para comunicarte a través de apps en el móvil; si utilizas el email o portales virtuales para contactar con clientes, proveedores o trabajadores… ¿Por qué no aprovechar un sistema de digitalización de facturas que te proporcione la misma agilidad y rapidez? ¿Tiene su lógica, no?
A menudo se piensa que hacerlo va a suponer un desembolso importante de dinero o muchos trastornos en la actividad diaria de la empresa. Nada más lejos de la realidad.
Actualmente, existen sistemas de contabilización software adaptables 100 %. Gracias a ellos, la digitalización de facturas es coser y cantar.
Este tipo de herramientas ayudan a organizar y digitalizar las facturas a través de programas de contabilidad y facturación en la nube. Esto supone un plus en seguridad, efectividad y reducción de costes.
4. Las ventajas de los nuevos sistemas de digitalización de facturas
Las herramientas diseñadas para digitalizar facturas son capaces de integrarse en los sistemas de la empresa sin complicaciones. De hecho, la mayoría cuentan con aplicaciones añadidas que permiten la gestión automática de todo el proceso, de principio a fin.
Estos sistemas y la automatización de los pagos contribuyen, entre otras cosas, a:
- Eliminar retrasos o vencimientos.
- Acortar los plazos de procesamiento de facturas.
- Evitar los costes en papel, mensajería y el tiempo de búsqueda de facturas, perfectamente clasificadas y accesibles de manera electrónica.
- Integrar el sistema de facturación en aquellos otros facilitados por la Agencia Tributaria para mayor agilidad en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Dotar al departamento de un sistema intuitivo y muy fácil de usar.
Es más, muchas de ellas son capaces, además, de lanzar análisis de datos que ayudan enormemente en la toma de decisiones empresariales, pues son capaces de representar la actividad de la empresa con gran transparencia y nitidez.
