Las empresas que todavía siguen el método tradicional de almacenamiento de datos emplean mucho tiempo en la gestión y búsqueda de documentos, lo que supone un alto coste y pérdida de tiempo. Las compañías, sean del tamaño que sean, acumulan años de información que requieren un espacio de almacenamiento amplio. Además, esta acumulación física de datos aumenta el riesgo de pérdida de información y dificulta su acceso.
La digitalización de información es una herramienta de gestión y almacenamiento de datos cada vez más empleada en las empresas, ya que facilita y agiliza el trabajo, sin embargo, son muchas las compañías que todavía se resisten a dar el cambio y mantienen el método tradicional de almacenamiento de información.
A continuación, vamos a hacer un repaso de las ventajas que tiene para la empresa la digitalización de documentos.
Seguridad de la información: Digitalizar la información permite restringir su acceso y hacerla accesible solo a quien la empresa estime oportuno. Existen hoy en día una amplia gama de recursos y protocolos de seguridad para identificar a los usuarios que acceden a ella.
Ahorro de tiempo: A la hora de buscar información la digitalización documental permite una búsqueda más precisa y rápida. Además, con los archivos físicos se corre el riesgo de pérdida o desorden.
Gestiona la información en movilidad: Uno de los puntos fuertes de la digitalización es que se puede gestionar la información desde cualquier punto del planeta (con los debidos permisos). Además puede ser visto, compartido y editado de manera simultánea por varias personas y desde diferentes plataformas.
Reduce costes y almacenamiento: Por una parte, con la digitalización se reduce el coste en tinta, impresora y papel, ya que solo imprimirás aquello que realmente necesitas en formato físico. Un coste que a final de año, es más elevado de lo que se imagina. Esto da pie también a la ventaja ecológica, ya que la reducción de papel contribuye al cuidado del medio ambiente.
Por otra parte, se reduce también el espacio de almacenamiento. Es imposible acumular tanta documentación año tras año en una oficina de tamaño medio. Con la digitalización, en pequeños dispositivos de memoria se puede almacenar gran cantidad de información. Esto supone un coste muy reducido con respecto a la necesidad de ampliar el espacio de trabajo para poder seguir almacenando documentación.
Fomenta la automatización de tareas gracias a disponer de los datos bien estructurados:
Los datos digitalizados se estructuran mejor, lo que permite que no se pierda tiempo buscando entre archivos y documentos y que se mejore la productividad. Además, se agilizan muchas gestiones con los documentos digitalizados porque se pueden enviar en cualquier momento, a cualquier sitio y desde cualquier dispositivo. La digitalización documental permite que se organice mejor la información, de forma estructurada, lo que facilita la identificación y acceso. Esto hace que se mejore la planificación, ejecución y flexibilidad de los procesos de trabajo y se agilicen facilitando las tareas administrativas.
De entre las múltiples ventajas que tiene que una empresa se someta a un proceso de digitalización, una de las más importantes es el tiempo. Digitalizar un documento asegura su preservación, mientras que el papel está destinado a la desaparición, extravío o deterioro. Almacenarlo en servidores o dispositivos de memoria hace que siempre se pueda recurrir a ello, hacer las copias necesarias y que perdure en el tiempo. Además, siempre se puede mantener el original frente a cualquier modificación que queramos hacer del mismo.
Si algo está claro es que la digitalización documental puede ser beneficiosa para empresas de cualquier sector, titularidad y tamaño ya que no solo se ahorran costes sino que facilita los procesos de gestión de documentos.
