Cómo implantar fácilmente la gestión digital del documento en movilidad con Digisignature

La firma de albaranes desde el móvil ha supuesto una auténtica revolución en el sector de la distribución.

Y no solo por la comodidad que ha supuesto, sino por la rapidez a la hora de entregar la mercancía (se trate de empresas o de clientes finales) y la fiabilidad que conlleva un sistema de gestión digital de albaranes.

Índice de contenidos

1. Un sistema de gestión digital de albaranes para ser mejores.

1.1. Ahorro de tiempo y mejora de la trazabilidad.

1.2. Ahorro de papel y contribución al medioambiente.

1.2. Mayor seguridad y fiabilidad.

2. Digisignature: una solución a tu medida

1. Un sistema de gestión digital de albaranes para ser mejores.

La gestión digital de albaranes favorece la optimización de recursos y el desarrollo eficaz de las empresas de distribución.

La firma digital de documentos supone un paso hacia delante en la búsqueda de soluciones que permitan la adaptación de las compañías a los nuevos retos del mercado. Pero no solo eso, también permite dicha acomodación de forma eficiente y positiva para el futuro de la empresa.

El ahorro de tiempo, de papel y la asunción de un sistema que salvaguarda la información y datos de forma satisfactoria son algunas de las ventajas de los sistemas de gestión digital de albaranes.

Porque la firma de albaranes desde el móvil es solo la punta del iceberg, un iceberg en el que se contempla la digitalización de la mayor parte de los procesos internos que guían la actividad diaria de las empresas de distribución en España.

1.1. Ahorro de tiempo y mejora de la trazabilidad

El ahorro de tiempo es la cualidad más palpable a simple vista. La ausencia de albaranes en formato papel que han de ser expedidos, cumplimentados, contabilizados, etc., supone un importante ahorro de horas de trabajo y esfuerzo por parte del personal humano de las compañías de distribución.

Ahorro de tiempo a la hora de firmar, de trasladar los datos a la sede de la compañía, de contabilizarlos, de analizarlos y un largo etcétera.

Y es que, los albaranes electrónicos incluyen toda la información necesaria para la trazabilidad del proceso de reparto de mercancías: tipo de bienes trasladados, fecha de partida, empresa o profesional que la transporta, fecha de entrega, quien la recibe, conformidad, etc.

El albarán electrónico acredita la entrega de la mercancía de manera correcta, como lo hacía antes el albarán tradicional, solo que ahora, el proceso se optimiza al máximo.

1.2. Ahorro de papel y contribución al medioambiente

El ahorro de papel es otra gran ventaja y, con él, el de sistemas de almacenamiento y procesamiento de información en este formato.

Para empresas de distribución, donde el papel resultaba esencial a la hora de plasmar los envíos y recepciones de mercancía, la firma digital de albaranes supone una importante reducción en gasto de papel e impacto medioambiental.

Este último punto es importante en la medida en que buena parte de las empresas de distribución han comenzado un arduo camino hacia la minimización de su huella de carbono. Lo hacen por responsabilidad medioambiental y, en muchas ocasiones, para cumplir una legislación cada vez más exigente al respecto.

No solo eso. La reducción del papel para dicha tareas supone un aumento de la eficacia, pues el tiempo de archivado y facturación se optimiza, así como el espacio físico necesario hasta ahora para el almacenamiento de información en papel.

1.3. Mayor seguridad y fiabilidad

La digitalización de los datos aumenta la fiabilidad y seguridad de los mismos. El error humano se atenúa, así como las disonancias entre los datos de entrega y de recepción.

Y es que, un sistema de firma digital de albaranes impide que una persona sin autorización altere el documento desde su ratificación. Y si lo hiciera, este hecho podría comprobarse fácilmente, pues los datos sobre el albarán llegan en tiempo real al departamento correspondiente a los pocos segundos de su firma.

La autenticidad de la información queda así garantizada, otorgando mayor seguridad y fiabilidad tanto a la empresa como a la persona encargada del reparto y entrega y, por supuesto, al cliente que la ha recibido.

Las copias de seguridad automáticas, por su parte, facilitan la salvaguarda de millones de datos y transacciones vitales para la actividad empresarial. Datos que, gracias a la gestión digital de albaranes, permanecen de forma constante a golpe de clic para quien los necesite, además de actualizados.

Nunca antes el control de gastos y la gestión de clientes y proveedores había sido tan fiable ni tan útil a la empresa de distribución.

2. Digisignature: una solución a tu medida

En Bigo Solutions, empresa especializada en la gestión digital del documento y oficina digital, hemos creado una herramienta sencilla y flexible para la firma digital de albaranes.

Orientada al sector de la distribución, esta respuesta se implanta fácilmente en cualquier empresa del ramo, sea cual sea su tamaño o mercado, y es escalable, pudiendo acompañar así a la compañía en su fase de crecimiento, desarrollo y expansión.

Digisignature es una solución de firma digital de albaranes en movilidad que facilita el proceso de digitalización de cualquier empresa.

Lo hace porque se adapta perfectamente a cualquier sistema operativo o plataforma (CRM, sistema de facturación…), porque puede instalarse con facilidad en cualquier ordenador o dispositivo móvil y porque cuenta con el respaldo de un equipo profesional especializado en cómo usar la firma digital en las empresas de distribución.

De esta forma, los trabajadores de la compañía encargados del transporte contarán con la herramienta en sus móviles o PDA, mientras que el departamento de contabilidad o RRHH dispondrá Digisignature en sus dispositivos de sobremesa.

Esto supone una gran ventaja a la hora de optimizar los recursos empresariales, pues la compañía contará en todo momento con datos en tiempo real de la actividad diaria de sus repartidores o repartidoras (entregas, firma de albaranes, etc.).

El almacenamiento de los datos, su gestión y procesamiento digital permitirá, además, a dichos departamentos tomar decisiones futuras, todas ellas decisivas para la compañía en el camino hacia la eficiencia y la expansión.

En este sentido, Digisignature no solo representa una oportunidad única en la implantación de la firma digital de albaranes, sino la opción de mejorar la operatividad de la compañía y su éxito.

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