Conexión con el programa de gestión
Grupo LHYP ha logrado gracias al trabajo e implicación de Bigo Solutions, simplificar y mejorar su rendimiento aprovechando las herramientas que ya poseían.
Reto
Grupo Lhyp, es un conjunto de empresas de distintos sectores, por lo que nos encontrábamos con la necesidad de encontrar un sistema que permitiese gestionar la documentación de una forma más eficiente y en el que interviniesen las menos personas posibles.
Así mismo, debido a la gran cantidad de proveedores con los que trabaja, el número de facturas que reciben mensualmente es muy alto, lo que conllevaba que una persona tardase casi un día entero en darles entrada.
El reto lo teníamos en dos puntos, el cómo poder gestionar esa documentación, que mayoritariamente nos llegaba de forma física y que la curva de aprendizaje de los usuarios fuese la menor posible.
Solución
La solución consistió en implantar diferentes dispositivos multifuncionales en aquellos departamentos donde debíamos gestionar las nóminas y las facturas, que eran Admin. y RRHH, para que de una manera rápida y sencilla pudiésemos convertirla a digital, pero de la manera que al usuario le fuese muy sencillo.
Se configuraron automatizaciones directas con las imágenes del proceso que queríamos automatizar en los diferentes equipos de 3 delegaciones, para que la persona que lo fuese a realizar fuese a golpe de botón y que esta información llegase de forma sencilla al programa de gestión actual.
No se planteaban cambiar el programa, pero si consideraban que tenían que sacarle mayor partido cómo visualizar la documentación directamente sin salir del.
Un ejemplo, es el proceso que realizan las nóminas que reciben de la gestoría. Éstas se digitalizan a través de los dispositivos multifuncionales, identificándose desde la pantalla del equipo las distintas empresas y empleados, archivándose automáticamente en nuestro servidor por empleado y empresa, para futuras consultas.
Con respecto a las facturas de proveedores, optamos por un sistema automático de vinculación de facturas de proveedores y acreedores a nuestro sistema de contabilidad, para poder consultar los documentos sin salir del ERP.
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