Repositorio de información y flujos documentales
Trabajar con Bigo Solutions nos ha facilitado automatizar diferentes tareas, lo que nos permite tener más tiempo para áreas importantes y así dar un mejor servicio a nuestros clientes.
Reto
Ardora necesitaba mejorar el control de las facturas emitidas por parte del departamento de Admin. y Gerencia. Gestionar las facturas emitidas con sus plazos de cobro, envío a SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) en término y poder localizarlas en movilidad y todo ello, que pudiese estar enlazado con el programa de gestión, para que a los usuarios les fuese lo más sencillo posible.
Otro punto que necesitaban mejorar era cómo poder gestionar toda la documentación relacionada con los presupuestos y albaranes, de cara a poder facilitar la creación de las propuestas comerciales basándonos en el histórico de las ofertas ya presentadas a la cartera de clientes, las cuáles implicaban bastante tiempo de creación.
Al vender maquinaria y ofrecer el servicio de mantenimiento, necesitábamos poner orden a las versiones de los documentos de Calidad y Manuales Técnicos, de cara a que dicha documentación estuviese lo más actualizada posible.
Solución
Hemos buscado una solución dónde el usuario se sintiese lo más cómodo posible, implantando que la generación de toda la documentación emitida por el programa de gestión se sincronice con los repositorios documentales diseñados en Sharepoint. Herramienta que Ardora ya tenía gracias a las licencias de Microsoft Office 365 y pudiéndole sacar más partido a herramientas actuales.
De esta forma, hemos conseguido mantener centralizados los datos y documentos (además de acceder desde el exterior), consiguiendo controlar las versiones de los documentos de calidad y mantener un único repositorio para la documentación de manuales técnicos, que permite un acceso sencillo y cómodo.
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